Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

PropProof UG (haftungsbeschränkt)
Leopoldstraße 31, 80802 München
Vertreten durch die Geschäftsführerin Annemie Renker
E-Mail: info@propproof.de · Telefon: 0176 7091 7685

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil keine gesetzliche Pflicht dazu besteht. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@propproof.de.

2. Geltungsbereich und Überblick

Diese Erklärung gilt für die Anwendung PropProof, mit der Unternehmen Mietverträge und Unterlagen aus Datenräumen KI-gestützt auswerten. Sie richtet sich an die Nutzerinnen und Nutzer der Anwendung, an Personen, die wir in die Anwendung einladen, und an Interessenten, die Zugang anfragen. Für unsere Website propproof.de gilt eine eigene Datenschutzerklärung, die Sie dort finden.

Die Anwendung richtet sich ausschließlich an Unternehmen.

Daten in Dokumenten, die Kunden in die Anwendung hochladen (z. B. Namen von Mietern, Vermietern oder Bürgen), verarbeiten wir nicht für eigene Zwecke, sondern im Auftrag unserer Kunden (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich ist das jeweilige Unternehmen, das die Dokumente hochlädt. Wenn Sie als betroffene Person Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an dieses Unternehmen. Wir unterstützen es dabei.

3. Rechtsgrundlagen im Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Grundlagen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Vertrag und Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): wenn die Verarbeitung für einen Vertrag mit Ihnen oder für vorvertragliche Anfragen erforderlich ist.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): etwa der sichere und zuverlässige Betrieb der Anwendung oder die Kommunikation mit Ansprechpartnern unserer Kunden und Interessenten.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): nur, wenn wir Sie ausdrücklich darum bitten, derzeit für die Kartenansicht mit Google Maps (Abschnitt 11).

Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät gilt zusätzlich § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Wir speichern dort nur, was für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4. Hosting und Infrastruktur

Die Anwendung läuft in der Google Cloud. Vertragspartner ist die Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland. Datenbank und Dateien liegen in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Cloud Data Processing Addendum). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb.

5. Nutzerkonto

Ein Konto wird nur auf Einladung angelegt. Wir verarbeiten:

• Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Anzeigenamen und Ihre Rolle im Unternehmen;
• Ihr Passwort, das unser Dienstleister Google (Identity Platform / Firebase Authentication) nur als Hash speichert;
• die Zeitpunkte von Einladung, Registrierung und Anmeldung.

Stimmt Ihr Unternehmen über Sie den Bedingungen für die Pilotnutzung und dem Auftragsverarbeitungsvertrag zu, speichern wir zusätzlich Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt als Nachweis.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind. Im Übrigen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Ihr Arbeitgeber und wir haben ein berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Kontoverwaltung. Die Identity Platform ist ein weltweit betriebener Dienst von Google. Eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, ist deshalb möglich. Sie erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der EU-Standardvertragsklauseln.

6. Zugangsanfragen und Einladungen

Wenn Sie über das Formular „Zugang anfragen“ Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. So bearbeiten wir die Anfrage und senden Ihnen gegebenenfalls eine Einladung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Abgelehnte oder nicht weiterverfolgte Anfragen löschen wir nach 6 Monaten.

Werden Sie in die Anwendung eingeladen, haben wir Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Ihren Namen von der einladenden Person erhalten, in der Regel einer Administratorin oder einem Administrator Ihres Unternehmens. Wir verwenden diese Angaben, um Ihnen die Einladung zu senden und Ihr Konto anzulegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf diese Erklärung weisen wir in jeder E-Mail hin, die die Anwendung versendet. Einladungslinks sind nur begrenzt gültig.

7. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, etwa mit Fragen zur Anwendung, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um den Vertrag mit Ihrem Unternehmen geht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für unsere E-Mails nutzen wir Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland). Eine Verarbeitung außerhalb der EU ist dabei möglich; sie erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der EU-Standardvertragsklauseln. Wir löschen Anfragen, wenn sie erledigt sind. Handels- und Geschäftsbriefe bewahren wir bis zu sechs Jahre auf (§ 257 HGB).

8. Versand von E-Mails aus der Anwendung

Einladungen, Bestätigungen und Links zum Zurücksetzen des Passworts versenden wir über den Dienst Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht an Resend übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Zertifizierung von Resend nach dem EU-US Data Privacy Framework; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2).

9. Protokolle der Anwendung

Bei jedem Aufruf der Anwendung entstehen Protokolle mit folgenden Angaben:

• IP-Adresse und Browser-Kennung
• Zeitpunkt und aufgerufene Adresse
• angemeldete oder bei der Anmeldung eingegebene E-Mail-Adresse
• Fehlermeldungen

Wir nutzen sie, um den Betrieb sicherzustellen, Fehler zu analysieren und Missbrauch zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 30 Tagen gelöscht.

10. Cookies und lokaler Speicher der Anwendung

Die Anwendung verwendet nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung und kurzlebige Cookies während Registrierung und Einladung. Im lokalen Speicher Ihres Browsers legen wir Einstellungen ab, etwa Farbschema und Spaltenbreiten, den Zeitpunkt Ihrer letzten Aktivität für die automatische Abmeldung und, falls Sie das wählen, Ihre Einwilligung zum automatischen Laden von Google Maps. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.

11. Kartenansicht mit Google Maps

Die Kartenansicht nutzt Google Maps (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland). Die Karte wird erst geladen, wenn Sie auf „Karte laden“ klicken. Dann ruft Ihr Browser Kartendaten und Programmcode direkt von Servern von Google ab und übermittelt dabei insbesondere Ihre IP-Adresse, Ihre Browser-Kennung und den angezeigten Kartenausschnitt. Google verarbeitet diese Daten als eigenständig Verantwortlicher nach den Google Maps Controller-Controller Data Protection Terms und der Datenschutzerklärung von Google (https://policies.google.com/privacy). Eine Verarbeitung in den USA ist möglich; sie erfolgt auf Grundlage der Zertifizierung der Google LLC nach dem EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie mit dem Klick erteilen. Wählen Sie „Google Maps künftig immer laden“, merkt sich Ihr Browser diese Einwilligung; Sie können sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen. Ohne Einwilligung bleibt die Karte leer, alle anderen Funktionen stehen unverändert zur Verfügung. Für die Nutzung von Google Maps gelten ergänzend die Zusätzlichen Nutzungsbedingungen für Google Maps (https://maps.google.com/help/terms_maps/).

12. Geokodierung von Objektadressen

Um Objekte auf der Karte darzustellen, übermittelt unser Server Objektadressen aus den Dokumenten an die Google Maps Platform (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland). Namen von Personen und Ihre IP-Adresse übermitteln wir dabei nicht. Google verarbeitet diese Daten als eigenständig Verantwortlicher nach den Google Maps Controller-Controller Data Protection Terms. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer Kartendarstellung der Objekte. Die Ergebnisse speichern wir höchstens 30 Tage zwischen, damit dieselbe Adresse nicht erneut abgefragt wird.

13. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Empfänger personenbezogener Daten sind die in dieser Erklärung genannten Dienstleister. Mit allen besteht ein Vertrag, der sie zur Vertraulichkeit und zur Verarbeitung nur nach unseren Weisungen verpflichtet, soweit sie für uns als Auftragsverarbeiter tätig sind. Soweit Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, ist dies beim jeweiligen Dienst angegeben, zusammen mit der Garantie, auf der die Übermittlung beruht. Eine Kopie der EU-Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Kontodaten der Anwendung speichern wir, solange das Konto besteht. Nach Ende des Vertrags mit Ihrem Unternehmen löschen wir sie innerhalb von 30 Tagen. Abweichende Fristen sind bei den einzelnen Abschnitten angegeben.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu einfach an info@propproof.de. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

16. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Ohne E-Mail-Adresse und Passwort können wir kein Nutzerkonto anlegen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet, findet nicht statt. Die KI-gestützte Auswertung betrifft Vertragsdokumente und unterstützt die Nutzer, die über die Ergebnisse selbst entscheiden.

17. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils in der Anwendung veröffentlichte Fassung; frühere Fassungen bleiben dort abrufbar.